kaufmännische Assistentin mit Fremdsprache

Kaufmännische Assistenten arbeiten vor allem im Bereich der Sachbearbeitung in einem Sekretariat. Wenn sie über die entsprechenden Kenntnisse in Fremdsprachen verfügen, bearbeiten sie die Korrespondenz des Unternehmens mit Kunden und Geschäftspartner in anderen Ländern. Sie bereiten Daten auf und übernehmen Übersetzungsaufgaben. Zudem werden Dolmetschaufgaben ausgeführt, zum Beispiel bei Konferenzen und Meetings. Des Weiteren müssen viele Aufgaben im Bereich der Organisation ausgeführt werden.

Die Kenntnisse der betreffenden Fremdsprache sind für kaufmännische Assistenten vor allem in den Unternehmen gefragt, die sich mit dem Export von Handels- und Produktionsgütern befassen. Die Korrespondenz in der anderen Sprache zu führen ist eine Hauptaufgabe des kaufmännischen Assistenten mit Fremdsprache. Geschäftsbriefe werden nach Diktat oder nach Stichworten verfasst und es werden eigenständig Routinebriefe aufgesetzt. Kenntnisse rund um die formalen Gestaltungsvorschriften von Briefen und Schreiben auf Deutsch und in dem betreffenden Land sind daher unabdingbar. Teilweise sind kaufmännische Assistenten mit dem Aufbau und der Pflege von Datenbanken betraut, sie arbeiten dafür auch mit anderen Mitarbeitern, wie Terminologen, zusammen. Sind die kaufmännischen Assistenten im Kundendienst tätig, so übernehmen sie hier die Bearbeitung von Beschwerden und Mängelrügen.

Im Rahmen der Sachbearbeitung übernehmen kaufmännische Assistenten mit Fremdsprache die Aufgaben rund um die Bearbeitung von Aufträgen aus dem Im- und Exportbereich. Es werden fremdsprachige Mahnbescheide und Formulare erstellt, sowie Dokumente, die mit der Erledigung von Aufträgen in Zusammenhang stehen. So werden Rechnungen geschrieben, Mahnbescheide erstellt und die nötigen Zollformalitäten werden erledigt. Entscheidungen des mittleren Managements werden vorbereitet, beispielsweise, indem Daten zusammengestellt und Unterlagen bearbeitet werden. Dem kaufmännischen Assistenten kommt es darüber hinaus zu, sich um die Liefertermine zu kümmern – bzw. um die Einhaltung derselben – und um die Verbuchung von Aufträgen.

Neben diesen Tätigkeiten sind auch die allgemeinen Arbeiten im Sekretariat Aufgabe der kaufmännischen Assistenten mit Fremdsprache. So muss die Post bearbeitet werden, es geht um das Verfassen von Notizen, Vermerken und Protokollen. Termine werden vereinbart und koordiniert und es werden Geschäftsreisen organisiert. Der organisatorische Bereich ist für den kaufmännischen Assistenten durchaus als dominierend zu bezeichnen.